Continuando con lo que conversabamos en la anterior edición, donde hablabamos de la importancia de darse tiempo cuando no tenemos tiempo, esta semana estuve pensando en las famosas ‘trampas del sistema’. Obviamente, soy una persona que le da mucha importancia en su vida a la sistematicidad en los procesos. La capacidad de organizar, estructurar y optimizar es lo que de alguna manera nos libera el tiempo pero a costa de atarnos al mismo sistema que generamos (con el riesgo, siempre presente, de hundirnos con el mismo).
Así es como surge la nota de hoy, mientras que estoy buscando refinar y automatizar tareas en mi área de trabajo y con mi propio tiempo, también me encuentro lidiando con el peligro de no lograr flexibilizarlos.
Ningún sistema existe en el vacío
Ya lo decía nuestro viejo amigo Gregory Bateson, los sistemas estan lejos de ser estructuras rígidas: todo sistema no es sino una red de relaciones, donde el cambio en una parte afecta el todo. Cuando planificamos muchas veces hay margenes peligrosos de no considerar, y que al mismo tiempo son lo que más empuja la sub-optimización de cualquier proceso.
Esto fuerza a establecer dos cosas: buffers y previsiones.
Buffers: Refiriendome a estructuras hechas para contener cualquier sobreexigencia del sistema. Si las reuniones se te estan pisando unas sobre otras, estimar un tiempo que amortigue el espacio entre ambas. Si estas presupuestando y siempre subestimas los costos residuales, agrega un 5-10% a los márgenes. Si te cuesta estimar tus tiempos de esfuerzo necesario para una tarea, considera alguna pausa, tiempo muerto o demora por lo que sea.
Previsiones: Como contracara del buffer, la previsión se trata de lograr hacer un cálculo sobre estos buffers y el esfuerzo mismo. Básicamente se trata de encontrar un márgen real basado en la experiencia para estimar cómo generar tus buffers. Si estimaste costos residuales por un 10% y resultó ser 20, el buffer nunca va a alcanzar igualmente.
Y tener en cuenta obviamente que todas nuestras previsiones son dinámicas. Esto es clave porque muchas veces planificamos creyendo que estamos diseñando un entorno cerrado y controlado, pero en realidad siempre estamos insertos en un ecosistema en constante transformación.
En mi caso, cada semana diseño mis tiempos y workflows con precisión quirúrgica, pero incluso el mejor plan no puede prever las variables externas. El problema no es el sistema en sí, sino nuestra tendencia a pensar que podemos gobernarlo sin fricción.
El problema de los sistemas ideales
Toda persona que me conoce sabe que si hay algo de lo que siempre me gusto leer, escuchar y estudiar en general es sobre el idealismo alemán. La idea de encontrar el sistema perfecto, la ecuación universal o como le queramos decir creo que es atractiva para cualquier ser humano. Hay un buen libro introductorio al tema que se llama All or Nothing, donde Paul W. Franks estudia el idealismo alemán y cómo su obsesión por la sistematicidad llevó a una dicotomía peligrosa: o se encuentra una verdad absoluta o todo colapsa en el escepticismo. Esto no es solo un problema filosófico; también es una trampa en nuestra vida cotidiana.
Nos pasa en el trabajo, en la productividad, en la gestión del tiempo, incluso manejando cosas como la dieta: buscamos el sistema perfecto, la organización definitiva, la solución que resuelva todo de una vez. Y cuando falla—porque inevitablemente falla—el péndulo oscila al otro extremo y caemos en el caos, la sobrecarga o la parálisis. La creencia de que hay una única solución estructural nos impide iterar y adaptarnos.
Iteración: donde el sistema encuentra su límite
La semana anterior a la pasada me sobreexigí hasta quemarme. La planificación que había hecho no contempló los imprevistos ni los límites reales de mi energía. Lo interesante es que esta semana, en cambio, ajusté mi enfoque: establecí horarios más claros, reduje compromisos no esenciales y protegí bloques de tiempo estratégicos. Y ese mismo ajuste me permitió ver algo clave: la planificación no es un dogma, sino un proceso vivo.
En este vaivén entre estructuración y flexibilidad, reforcé que revisar el sistema cada semana es tan importante como diseñarlo. No se trata de buscar el sistema perfecto, sino de entender que el sistema es una conversación continua entre lo que queremos y lo que la realidad permite.
Llegar a puerto
Si la sistematicidad nos ordena pero también nos atrapa, ¿cómo hacemos que funcione sin devenir el Charlie Chaplin de Tiempos Modernos?
Creo que es fundamental en este punto revisar el propósito de los sistemas. Sí, se trata del sueño de todos nosotros desde que eramos niños: hacer crecer y maximizar el valor para los accionistas. Pero también se trata de contener y limitar, de evitar que los trabajos terminen siendo como la Hidra de Lerna donde por cada cosa que uno elimina surjen dos más. Basicamente, de darle su espacio a las cosas mientras reclamas también el tuyo.
Esta semana la voy a estar dedicando a mejorar estructuras y sistemas, porque en 10 años nadie se va a acordar de hasta que hora te quedaste trabajando, pero sí se van a acordar de cómo un día los obligaste a mirar 10 videos de onboarding para explicar la nueva manera de trabajar mechando chistes de Doctor Who que solamente vos entendes.
Hasta la próxima,
Feli
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